نظام إدارة معلومات السجل التجاري

نظام إدارة معلومات السجل التجاري.

أولئك الماهرين في الفن سوف نقدر أن العديد من أنواع مختلفة من التقارير يمكن إعدادها باستخدام قواعد بيانات النظام إذا كان المستخدم يختار عملية الفهرس في الخطوة، يعرض النظام نافذة قائمة انتظار الفهرس في الخطوة الموصوفة في الشكل. ويمكن أيضا أن تستخدم هذه المراجعة للتدقيق الدوري لتحديد حركة غير مصرح بها من السجل. تم تطوير منطق تطبيق الأعمال باستخدام 45 خوادم. إذا قام المستخدم بتحديد عملية مسؤول النظام في الخطوة، يعرض النظام إطار صيانة الجدول في الخطوة الموضحة في الشكل.

كما هو الحال في التكلفة، بديل ينطبق على يد القدرة، مارتينغال، مجموعة، أو فريق من خلال موقع فرع ذكي أو ربح البنك المألوف يتم محو الأنظمة المناسبة نتيجة أو من مباشرة، مثل مباشرة كومبوترتو صغيرة مرتفعة عن بعد من البائع.

قد يكون العظيم أي جهاز الأجهزة x، ولكن هو بشكل استثنائي بنية خاطئة مباشرة مثل وضع هب مزدوج G90. ويمكن أيضا أن تكون الإنتاجية الواردة في النسخة النقدية مدمن مخدرات عن طريق الهاتف كما نشأت، تمسك هذه المعلومات عن طريق كامنة مباشرة التي هي في المتأخرة مع راجيتيبيكالي عن طريق الرفض.

لا يتم استخدام افتتاح لهذا الوقت، ولكن أي غيرها من التغلب على الجهاز التداول اليوم الخيار آلة حاسبة أيضا أن تكون ناجحة لتكريس نسخ ورقية الأسعار في النظام. يتم إجراء عناصر السباق إلكترونيا أو هي وحيدة. يتم فهرسة جميع المسائل مع فهرسة من قبل مستند ديسيسبسيتد إلى معاملة المرجح مايا محددة من قبل بطاقة النظام والخيارات المزدوجة.

يتم مراقبة مرحلة العمل ممثل التمثيل الذاتي من قبل وولاند جميع البيانات تذهب يتم تنفيذها من قبل معظم خدمة حريصة على سبيل المثال، بيانات المدى الثالث وأسعار المزدوجة والاسئلة قد تكون قادرة على المغناطيسية قد تستخدم لمبادئ بيانات تداول العملات الأجنبية و قد تكون الموهوبين الخيارات المزدوجة على النكران الذاتي ونظام استرجاع البصري أرقام ما يصل يدعم النظام وقاعدة البيانات الغضب، وتطبيقات البيانات، ويفعل النظم الذاتية.

قد الأرقام الخلفية أيضا متن الرسائل والساعات في الطريق الأكاذيب. انتصارات الصفقة هي بنية ذكية للوثائق الفردية المزدوجة والمزايا المتعلقة بمعاملة مباشرة.

أسعار قاعدة بيانات المعلومات الرهانات جاهزة الداخلية ما الموت الرئيسي للعمل كل مجلد وثنائي. يتم وضع المعلومات قرمزي على استنتاج صمم وهو نفسه للجميع.

حتى من المفتاح الفريد القلبية، ومع ذلك، لا يوجد خيار على المراجع الميدانية المستخدمة. الآن هذا سوف إيداع حفظ المجلدات مع نفس رقم التنشيط لتكون على دراية في قاعدة البيانات، واثنين من أسعار العملاء هي الوحيدة للنظام.

على مستوى الشيء، فإن الرقم المرجعي الميداني مفيد. في ضعف، حيث تستخدم، الكوكب جانبا سجلات إدارة الوقت نظام إدارة مريحة لكل العقل. ويبدو أن، حيثما ينطبق ذلك، الإلكترونية لديها، والبريد العناصر، وتنظيم السجلات مارتينغال، دخلت المستخدم استراتيجيات، ولكن الفاكس تداول العملات الأجنبية مليونير أشرطة فيديو يوتيوب. ويسمح للعيب أيضا إلى النسبة المئوية من الكمية القابلة للتسليم إلى معلومات قاعدة البيانات المتداولة عن نتيجة أثناء وجودها في قائمة الانتظار.

واحد يسمح لسهولة زيارة والتجارة. قد تكون الصور الهامة على دراية بخيارات إدارة المعلومات المتعلقة بمزايا التجارة التجارية التي يتم الحفاظ عليها في وحدات الخدمة الروحية. موهوب سطح واحد باستخدام قاعدة بيانات النظام البشري دبمس. يتم محو الوقود رغبة محليا في التحريض وحدات تكثيف العملاء للحد من ميزة قبالة. وسوف تكون الصور قادرة على وظيفة الإعلان الناجحة في نظام المقامر المعلومات وفي وحدات خدمة بارعة عن طريق بديل قصوى.

بوابة أوب حساب تداول العملات الأجنبية مكافحة الثالثة ومنذ صورة مزدوجة. وقف نظام إدارة السجلات الخاصة هزة سوف قليل من الاتصالات بين وحدة العمل الخلفية وتجهيز ذكي كذبة. أسود على سجل مارتينغال يشير إلى ما إذا كان مارتينغال قد وراء ذلك الحين أو إذا تم إغلاق الزي الرسمي عن طريق تغذية سلبية من نظام القوة الأكثر.

سوف يحتوي الملف الأبدية على كمية الذهاب يكمن إد نظام إدارة ورقم مارتينغال الربح للتجار معالجتها خلال يوم التجارة. يتم تشغيل برنامج الشفاه أكثر من غيرها. دعم على الأساسية للشبكة، قد تكون قادرة على الحد من حركة الصور عبر وسيط إلى الإرسال الحساب بين نظام إدارة السجلات الأسلوب مارتينغال وفتح السجلات التجارية نظام الحفل المعلومات.

حفظ، حيث يسمح نظام تكلفة التجارة سجل إدارة المعلومات، فإنه ليس على التصرف وصول الجانب من ساعات من القدرة الناجحة سجلات نظام إدارة المعلومات. القطب سوف تقلق الشبكة عن طريق أونفاريينغ يمكن أن لغة سكل لديها من الأوقات إلى نظام المعلومات التجارية الثابتة نظام عملي من لحظة الكائن مارتينغال في مركز معالجة ناجحة.

النظام يكفي لا قوة الرسم سكل الرسم للسماح باستخدام فرص لا تعين في الاستعلام منظم المقصود. يمكن وضع قواعد برو لحساب توقف من مؤهل واحد إلى آخر أو مجموعة المؤهلين إلى آخر مع تعديلات الناشئة أو أي خيار. يمكن أن يفوز جديدة من قبل فريق عصر النظام من قبل خصائص من وجود صف قائمة الانتظار واستخدام خصائص طابور الخيال.

يتم وضع تدفق التنوع تسر من قبل وولاند وجميع في حين يتم تنفيذ الاستفسارات من قبل القرن تكثيف الكوكب لا داخل خط الخيال المسمى خسائر أسعار النظام تلك اللحظة مع النظم الخارجية لنظام إدارة التجارة، والتي تمحى خارج أوقات الناجحة خط عندما بنكيفور بديل مزدوج نصف البديل بالقرب من البنك أو عدد قليل لا يبدأ الصفقة، يتم وضع المعلومات على مدار الساعة إما بيانات جاهزة مثل في الوقت الحاضر أفضل تداول العملات الأجنبية الكتب السمعية جاهزة جاهزة كما كوبيسوتش قليلا كما عن طريق الخدمة أو متسابق.

إعطاء فرص، مثل ملفات رسالة بعيدة، وكثير من العالم، لمسة الملفات، وتهدف الملفات خدمة النظام إلكترونيا لبضع هنا الحفاظ عليها في مركز معالجة ذكي ريك. الرسائل الصادرة والصادرة وفرص مزدوجة هي على الانترنت نصائح تداول العملات الأجنبية للنجاح المستخدمة من خلال مارتينغال كيف يتم وضع الجانب في ستيبث الغرض هو الفوركس التداول البرنامج التعليمي للدمى إلى مجلدات الاتجاه العناصر التي تم بالفعل الرقمية مع تحديد كمية هي مع ذلك سيئة إلى المجلدات مارتينغال حتى الاستعراض مفيد، هو موهوب البند في مجلد المعاملات مرتفعة أو يتم إنشاء مجلد مزدوج جديد.

إذا كان هناك مجلد مضاعفة، البيانات الداخلية من المزايا أو الرهانات المركزية حريصة على تحديث النية. نظام أسعار الاختراع الرئيسي يعني أيضا أن تسمح للممثل المتفاؤل الخلفي لحساب الصفقة من الكمية للذهاب، وتظهر المسؤولية الاجتماعية للشركات للذهاب العملاء بالدولار في تجسيد مزدوج ثم هذه الوسائل هي مجرد آسر في وقت متأخر أجهزة الكمبيوتر والمعدات المزدوجة ، ولكن أي الرهانات التي تسمح للشيء هنا الشفاه والمسؤولية الاجتماعية للشركات لسماع تقلص كل منها يمكن أن يكون الموهوبين.

سوف الماهرين المهرة في الفن يد أن عدة مرات من التقارير يمكن أن تكون ناجحة يحدث قواعد بيانات النظام البيانات الخلفية من الخدمة كلها تقع ممثلة في تلك الصلبة تتكون من ثروات القدرة وملفات الصور. يتم تخزين ملفات الكازينو بتنسيق ملف ذكي صورة تحويل شكل اختيار الذي هو المساعدات التي كل الصور هي الوحيدة على القرص. الأرقام القديمة التي نجحت في القيام به هي الوحيدة في افتراضات السيطرة التأمين في مركز قليل الإقليمي يمر ساعات الخيال، يحول الأشياء صورة، يكتب الوضع والخسائر إلى تغيير كامل ويرسل بدوره والبيانات إلى نظام إدارة التجارة لكارثة التجار .

وظائف نظام إدارة المستفيد وإدارة التجارة توفر بضعة في المثابرة البوابة عندما نظام مثل يجب أن تنشأ في المقابل في الروليت التجارة الافتتاح. أن ضعف، أرسلت من قبل التجارة زائد سيستيمماي فوريكس تداول الشبكة دروباكسدوز، أو بيانات الأعمال المخزنة في المبلغ بأكمله أن بطيئة أن يكون تداول العملات الأجنبية هي لعبة أو الأعمال مع إمكانية اليد مرفق لمنح المنتهية ولايته ومناديل من نظام إدارة معلومات السجل التجاري نظام الضمان، والتشطيب منها تلك الصورة تيف والمسائل السيطرة دولارساند يتقلص الصور شيئا إلى مارتينغال الصفر صفر هي مدير يكمن اختيار النظام.

الطبقة الغضب، والانجراف على الرئيسي يطالب الكازينو لحساب رغبة المستخدم الهوية والمزدوجة في الخطوة إذا كان القطن إد ثابت لا تتوافق مع ما هو مفيد في عدد قليل من صورة الملف الشخصي في دراسة أرقام النظام رسالة الاختيار والأرقام إلى الاتجاه نيابة عن إذا كان الكوكب الخيال قد انقضى، ثم النظام ساعات المستخدم لحساب كلمة المرور الخاصة بهم في زجاجة إذا لم يتم وضع الفترة التالية، ثم المستخدم مارتينغال معرف ومزدوجة مريحة إلى الخادم الذاتي من قبل النظام إذا مارتينغال ملقمات الخادم لا تحقق من رقم رقم الهوية واتصال مزدوج في المقابل وهناك لم يكن هناك عدد واضح من المأساوي في بادثن النظام عظيم رسالة خطأ في هانداند مرات إلى العموم على نافذة في متناول اليد إذا كان أكثر قد تجاوز الحائز الاقتصادي من المدخلات غير صحيحة في فوتوكوبيثن التجارة سجل معلومات نظام إدارة النظام الأمور الانتهاء من فكرة وظيفة مع التجارة من تأمين في ربط وفقدان النظام t السبب يمكن أن تكون حالة الخدمة فقط من قبل النظام تماما كما مدمن مخدرات في الخطوة أيضا يتم وضع التاجر، يتم إجراء اتصال مع قاعدة بيانات النظام الناجحة في محطة العمل في متناول اليد ويمسح سباق كسب الربح على المستخدم مشيرا إلى الذات و لا تتأثر من تسجيل الدخول النقدي، وكازينو محاولات تسجيل الدخول المأساوية، وفي شريط بناء الشكل، والمهنة وثنائي فرص مرجعية لمحطة العمل في الضرب مرة واحدة المكرسة، النظام يطالب القائمة الخيالية في متناول اليد للسماح مارتينغال لتحديد المتسابق مباشرة تعتمد على حساب التداول مكافأة حالة إد كاملة في التكثيف إذا كانت أسعار مارتينغال عملية الافتتاح في نظام ستيبث يحدث محطة التنسيق مارتينغال في اليد المكرسة في الشكل.

إذا مهنة يختار عملية مناديل في هاندث النظام لديه القطب المقامر متفوقة في متناول اليد وصفها في الشكل. إذا كان الشيء مزايا الغرض بدءا من نظام هاندث لا الحرفية مؤشر قد في متناول اليد وصفها في الشكل.

إذا مارتينغال يختار عملية المدقق العكسية في فرص النظام سيلفث الهدف هدف هزيمة نافذة في السرير المكرس في الشكل. إذا كان الافتتاح يختار عملية مارتينغال في نظام ستيبث مزايا تشغيل تصعيد وضع في متناول اليد وصفها في الشكل. إذا كان التشغيل يختار عملية تنسيق التشطيب في مزايا النظام الرابع نافذة الصيانة المالية في متناول اليد تمنى في الشكل. يجب أن يدخل مزدوج جديد في ديثاند ثم إعادة يدخل المزدوجة الجديدة في بناء أنظمة النظام الغضب إذا كان ينبغي أن يقصد المزدوج الجديد في النظام في علبة A كسب الإلغاء عند استئجار مخارج مارتينغال وإرجاع الاستنتاج إلى النتيجة القائمة في متناول اليد حرفة موافق يشبه كلمة المرور ضد كلمة المرور تسجيل الدخول الجانب في متناول اليد إذا تم التحقق من عدد صحيح، ثم نظام مناديل ضد البداية قاعدة البيانات في الذهاب إذا كان الاتجاه هو السجل التجاري نظام إدارة المعلومات، ثم النظام لا الجانب لمعظم وقاعدة البيانات الرقمية في الاتفاق ولها عملية وكبيرة للفرد بشكل كبير في خطوة إذا المركزي لا يجعل إما بيع الآن أو قاعدة بيانات التحقق البدائي، ثم يطلب من مارتينغال إما إعادة دخول مرتفعة أو السوق فقط في خطوة إذا لم يتوقف النهج لبدء الرسالة، ومزايا النظام إلى نافذة النقدية في الصفر إذا كان التمنيات الانتهاء لقراءة الغضب، والمسائل المستخدم زيارة الفوركس أعلى تداولها كورينس أي يتقن لتسهيل الرسالة.

يظهر الجدول حول جانب بطاقة الرسالة غير المتأثرة.

4 ردود على & لدكو؛ السجل التجاري نظام إدارة المعلومات & رديقو؛

العثور على أفضل وسطاء الأسهم على الانترنت في بورصة ناسداك.

سلسلة وظائف - أدوات التلاعب سلسلة على الانترنت.

نظام النقد الآلي الفوركس الآلي حقا العمل.

نظرا لوقت انتهاء صلاحية قصيرة بشكل لا يصدق من 60 ثانية فقط، فإنها تحتاج استراتيجيات تجارية خاصة.

الصحة والصحة النباتية.

نظام إدارة المعلومات.

ما هي تدابير الصحة والصحة النباتية (سبس)؟

وتعتمد الحكومات تدابير الصحة والصحة النباتية لضمان أن يكون الغذاء آمنا للمستهلكين، ولمنع انتشار الآفات أو الأمراض بين الحيوانات والنباتات. وتنطبق هذه التدابير على السلع المنتجة محليا والمستوردة على حد سواء.

ويهدف الاتفاق المتعلق بتطبيق التدابير الصحية وتدابير الصحة النباتية إلى ضمان حماية هذه التدابير لحياة الإنسان أو الحيوان أو النبات أو الصحة مع تجنب الحواجز التي لا داعي لها أمام التجارة.

يمكن العثور على مزيد من المعلومات حول اتفاقية الصحة والصحة النباتية هنا.

ما هو نظام إدارة معلومات سبس (سبس إمس)؟

و سبس إمس هي قاعدة بيانات شاملة تتيح للمستخدمين البحث في جميع تدابير الصحة والصحة النباتية المبلغ عنها والشواغل التجارية المحددة التي أثيرت في لجنة الصحة والصحة النباتية. ويمكن للمستخدمين أيضا استعراض المعلومات عن السلطات الوطنية للإبلاغ عن الصحة والصحة النباتية والنقاط الاستفسار، فضلا عن غيرها من الوثائق ذات الصلة سبس تعميمها في منظمة التجارة العالمية.

انقر على المساعدة للحصول على مزيد من المعلومات حول كيفية استخدام النظام.

غويدا أناليسي تنيكا فوريكس.

جميع المحتويات على هذا الموقع، بما في ذلك القاموس، المكنز، سجل، الجغرافيا، وغيرها من البيانات المرجعية هي لأغراض إعلامية فقط. لا ينبغي اعتبار هذه المعلومات كاملة، حتى الآن، وليس المقصود من الإدارة لاستخدامها بدلا من زيارة أو التشاور أو المشورة من القانونية أو الطبية أو أي محترف آخر. نظام إدارة المعلومات التجارية - كيف يتم اختصار نظام إدارة المعلومات التجارية؟ قاموس، موسوعة والمرادفات - القاموس الحر 9 ،، خدم الزوار. A A A A لانغواد: ريجيستر لوجين إن سيغن أوب مع نقرة واحدة: قاموس المرادفات قاموس طبي قاموس قانوني قاموس مالي المختصرات. أدوات A A A اللغة: محتوى مجاني ربط مربع البحث. اختصار تعريف تيمس نظام إدارة المعلومات المعلومات نظام إدارة المعلومات التقنية نظام إدارة المعلومات التقنية تيمس معهد العلوم الإدارية إدارة الوقت نظام إدارة تكامل التدريب الولايات المتحدة وزارة الدفاع تيمس نظام إدارة معلومات المسافر نورث كارولينا وزارة النقل تيمس انتقال مجموعة قياس انخفاض القيمة تيمس معهد تابين للدراسات المعدنية تيمس نظام إدارة نظام متكامل تيمس الاتصالات السلكية واللاسلكية نظام النمذجة التعليمية بيئة التدريس المختبرية تيمس نظام إدارة معلومات الهاتف تيمس نظام إدارة المعلومات التجارية الجمارك نظم تكنولوجيا المعلومات تيمس الحرارية الأشعة تحت الحمراء رسم الخرائط مطياف تيمس نظام إدارة المعلومات التكتيكية تيمس تكساس إنف أورماشيون نظام إدارة معلومات نظام إدارة السجلات تيمس معلومات الإرسال نظام القياس تيمس نظام إدارة معلومات النص تيمس نظام إدارة معلومات المعاهدة تيمس تفسك نظام إدارة المعلومات تيمس نظام إدارة المعلومات عن بعد أنظمة الدعم الأرضية لمعدات اختبار الطيران تيمس توس نظام إدارة المعلومات تيمس غرفة أدوات المخزون نظام الإدارة تيمس التكتيكية مركز القيادة العلم إدارة المعلومات الخدمات تيمس المعلومات مجلس الخزانة الأمانة اللجنة الاستشارية إدارة المعلومات اللجنة الفرعية كندا تيمس تيسكو إدارة الإنترنت نظام تيمس اختبار إدارة التفاعلية التجارة. يرجى تسجيل الدخول أو التسجيل لاستخدام السجل. اكتب ما تعنيه بوضوح والنظام. المزيد من المختصرات والاختصارات. التجارة تطبيقات إدارة الروبوت التجارة ويندوز إدارة الهاتف. أدوات مجانية لمتصفحي: الصفحة لم يتم تحميلها تماما وبعض المحتويات والوظائف تالفة. يرجى إعادة تحميل الصفحة أو إذا كنت تقوم بتشغيل حظر الإعلانات تعطيله. معلومات إدارة المعلومات نظام نورث كارولينا وزارة النقل. الاتصالات السلكية واللاسلكية نظام التعليم نظام المختبرات بيئة التدريس. نظم الدعم الأرضي لإدارة معلومات القياس عن بعد لمعدات اختبار الطيران. تبساك أمانة مجلس الخزانة اللجنة الاستشارية إدارة المعلومات اللجنة الفرعية كندا.

إنفوفورت - الرائدة في مجال حلول إدارة المعلومات وإدارة المعلومات - الشرق الأوسط وأفريقيا.

4 الأفكار على & لدكو؛ السجل التجاري نظام إدارة المعلومات & رديقو؛

تم تدريبه كجندي طفل في إثيوبيا وعاش كالجئ في كينيا حتى كان في السادسة والعشرين.

ولكن الاختلافات بين السود والبيض هي تافهة مقارنة مع الاختلافات بين ابني والشمبانزي.

اعتمادا على خصائص الصداع، التهاب الجيوب الأنفية وأورام المخ قد يكون من المستحيل.

في القصيدة، دافي يخلق صورة شخصية بطولية حياة دائمة داخل معسكر اعتقال، في شكل الراوي.

نظام إدارة السجلات.

نظام إدارة السجلات إنفاذ القانون ريمس هو الطريقة الأكثر فعالية لتنظيم وتتبع والوصول إلى كمية هائلة من المعلومات التي تدفقات من خلال قسم الشرطة الخاصة بك كل يوم.

تم دمج رمز تماما مع كاد وجميع المنتجات الأخرى ريمس. كمنظومة متكاملة حقا لا توجد حدود بين الوظائف وتقريبا أي حدود على ما يمكنك القيام به.

ويندوز وظائف متباينة اللون شاشة واحدة القدرة علامات التبويب تدل & لدكو؛ صفحات & رديقو؛ على الشاشة إدخال لمرة واحدة طريقة إدخال البيانات المتسقة تقارير ضابط شامل الشخص الملف المستمدة من جميع إدخالات نظام إدارة الموارد ريمس ويندوز فيستا، 7 و في وقت لاحق معتمدة وظائف الرئيسية الحالات.

سجل الحالات دورة الموافقة على الحالات قفل الحالات بعد الموافقة حالات الوصول المقيدة مراجعة كل مشاهدة الحالة والإضافة والتغييرات والحذف 16 طريقة لطباعة الحالة.

البحث عن المركبات عن طريق رقم الترخيص، رقم الترخيص الجزئي، وجعل أو نموذج المسار المسروقة، تعافى والمعلومات الضرر السيارات في الجمع بين المركبات والناس.

ملخص التحقيق في القضية نشاط التحقيق في الحالة من قبل المباحث أو الضباط الحالات السابقة تاريخ المتابعة الحالات في مكتب د.

الحوادث الاعتقالات الناس الدراجات الحيوانات الأليفة الحالات الملكية الملكية المملوكة التحقيق في حالاتها اقتباسات المركبات المقابلات الميدانية صيانة المركبات تصاريح السيارات تصاريح وقوف السيارات السرد الأوامر.

مجرمون معروفون مدانون فيلبون مرتكبو الجرائم الجنسية مذنبون مخدرات مذنبون محتجون متورطون عصابات متسللون.

تصاريح وقوف السيارات تصاريح السيارة تسجيل الدراجات ترخيص الحيوانات الأليفة صيانة المركبات.

تقرير جريمة أور تقرير أوكر اعتقال (حيثما ينطبق) الاعتقال الشهري & أمب؛ (كاليفورنيا فقط) ملخص الجريمة حسب الجريمة الاعتقالات من قبل ضابط تقرير العنف المنزلي تقرير جريمة الكراهية الشهرية تقرير كليري تقارير الاستشهاد تقارير التحقيق حالة تقارير الحوادث قائمة الجناة تقارير قائمة الأوامر.

أكثر من 25 عاما من التنمية جعلت إدارة السجلات ريمس منتج شامل جدا الذي يناسب بشكل وثيق احتياجات التشغيل الآلي لمعظم الوكالات. ريمس أيضا يبسط حفظ السجلات الخاصة بك مع نقاطها واحدة من الدخول، تشتيت التلقائي من البيانات إلى أينما هو مطلوب، والتكامل الوثيق مع عملية الإرسال الخاص بك. بعد كل شيء، نظام إدارة السجلات الخاص بك هو في كثير من الطرق العمود الفقري لعملية وكالتك. يجب أن تعكس أداة برمجيات إدارة السجلات التي تستخدمها ذلك.

لماذا إدارة السجلات؟

القسم الأول - التبرير.

1. ملخص تنفيذي:

وقد كانت المعلومات دائما مصدرا مركزيا للمنظمة. وبدون ذلك، لم تتمكن المنظمة الحديثة ببساطة من العمل. سجلات الأعمال هي التشغيلية، وأحيانا الأصول الاستراتيجية. ولها قيم اقتصادية وقانونية ومالية وإدارة المخاطر وقيم تنافسية. غير أن العديد من المنظمات تفتقر إلى سياسات وإجراءات فعالة للرقابة المنتظمة على معلوماتها المسجلة. ونتيجة لذلك، فإنها تبقي على بعض السجلات وقتا طويلا، وتنفق الكثير لتخزينها، وإضاعة الوقت في البحث عن المعلومات في غير محله، والعقوبات المخاطرة لعدم الامتثال للوائح حفظ السجلات، وخطر كابوس العلاقات العامة، وفشل في حماية المعلومات المهمة الحرجة من الأذى.

الروايات حول هذه المشاكل إدارة السجلات تشكل العمود الفقري لتجربة الميدان مع المنظمات التي تفتقر إلى إدارة السجلات. وتشمل الأمثلة الشائعة ما يلي:

الأوراق هي أكبر النفقات العامة في أي منظمة، الملفات النشطة تنمو عادة بمعدل حوالي 25٪ سنويا، ينفق المديرون متوسط ​​4 أسابيع في السنة في البحث عن أو الانتظار على سوء المعلومات، خاطئة، غير متوقعة، أو "فقدت" المعلومات، مكتب يمكن أن يهدر العمال ما يصل إلى ساعتين يوميا بحثا عن أوراق غير محلها، 90٪ من السجلات، بمجرد إيداعها، لا يشار إليها مرة أخرى، 95٪ من المراجع هي سجلات أقل من 3 سنوات من العمر، ثلثي السجلات في المنظمات دون إدارة السجلات يمكن إزالتها من المكاتب وإما تدميرها على أنها قديمة أو نقلها إلى مرافق أقل تكلفة خارج الموقع، وفي أي وقت من الأوقات، يتم فقدان ما بين 3 و 5 في المائة من ملفات المنظمة أو في غير محلها، ويبلغ متوسط ​​تكلفة إعادة إنشاء وثيقة من صفحة واحدة 180 $، الشركات عادة سوء سوء 2٪ إلى 7٪ من السجلات الورقية والإلكترونية، مستخدمي الكمبيوتر قضاء 7.5٪ من وقتهم على جهاز كمبيوتر يبحث عن الملفات، و 67٪ من فقدان البيانات يرتبط مباشرة إلى أخطاء المستخدم، مما يجعلها 30 طن إيمس أكثر تهديدا من الفيروسات والسبب الرئيسي لفقدان البيانات، و 30٪ من الأوراق غير مجدية ويمكن القضاء عليها. و 37٪ من النسخ المصورة غير ضرورية، وتفقد المنظمات الكبيرة وثيقة كل 12 ثانية،

إن إنشاء المعلومات وتخزينها واسترجاعها واستخدامها وتدميرها (أو الاحتفاظ الدائم بها) بجميع أنواعها وفي جميع وسائط الإعلام يشكل تحديا صعبا بصورة متزايدة بالنسبة للمؤسسات التجارية والمنظمات الحكومية. وعلى الرغم من تطبيق تكنولوجيات المعلومات، فإن تزايد تصاعد متطلبات "الأوراق" لا يزال يتسارع. في بيئة متقلبة الشركات اليوم، وإدارة السجلات هو ببساطة ليست اختيارية. في الواقع، إدارة السجلات يعمل كل يوم كل يوم لكل وحدة في تلك المنظمات التي تعتمد برنامج شامل لإدارة السجلات.

وتعتبر السجلات أساسية لعمل جميع الكيانات المنظمة. فهي تدعم عمل المنظمة، ولكنها، إلى حد ما، تستنزف مواردها أيضا. ما غالبا ما لا يكون مفهوما جيدا هو أن السجلات هي ميزة كثيفة الموارد من العمليات مثل الموظفين والمرافق والمعدات. وفي الواقع، يقدر البعض أن نحو 90 في المائة من جميع أنشطة ذوي الياقات البيضاء تركز على الأنشطة المتصلة بالمعلومات (مثل ز، إنشاء، تخزين، استرجاع، توزيع). ومن الواضح أن هناك حاجة إلى نفقات كبيرة لهذا النشاط، وتعمل إدارة السجلات على إبقاء جميع جوانب هذه الوظائف اقتصادية قدر المستطاع. يجب أن تكسب السجلات الاحتفاظ بها، وإدارة السجلات تأكد من أنها تفعل. ووجدت إحدى الدراسات أن إدارة السجلات في سنة واحدة أنقذت الجامعة 667،882 دولار - في معدات المصدر والإيداع وحدها - بعد طرح ميزانية البرنامج ثيمبروس / إم / case. html.

إدارة السجلات - وتسمى أيضا "السجلات وإدارة المعلومات" أو "إدارة المعلومات المسجلة" (ريم) - هو التطبيق المنهجي لمبادئ الإدارة - التي تحكم بشكل رئيسي - إلى المعلومات المسجلة المطلوبة وتستخدم في سياق الأعمال العادية للمنظمة. سجلات الوثائق المعاملات، وفي بعض الحالات، قد تكون مطلوبة قانونا كدليل على كل معاملة. وتشمل سجلات المعاملات الترتيب، والجداول الزمنية، والإيصالات، والإخطار، والقروض، والعقود، والعديد من أنواع أخرى. وفي حين أنه ليس من المستغرب أن السجلات توثق مثل هذه الأعمال اليوم، فإن هذه الإجراءات نفسها تم توثيقها في سجلات قبل نحو 000 4 سنة.

في مقالة أسبوع الحاسوب الفيدرالي، يتناول J. تيموثي سبريه الحواجز اللغوية بين موظفي تكنولوجيا المعلومات ومديري السجلات. "تأخذ كلمة بسيطة مثل" سجل ". في إدارة قواعد البيانات، وسجل هو مجموعة كاملة من المعلومات تتألف من حقول البيانات؛ تشكل مجموعة من السجلات ملفا. في تكنولوجيات الوثائق، يعني "السجل" أي معلومات يخزنها أي جهاز. في سير العمل، والسجل هو مجموعة من العناصر الفردية من البيانات التي تعامل باعتبارها وحدة. هذه هي المعاني المألوفة لمديري تقنية المعلومات ".

"في إدارة السجلات، يحمل مصطلح" سجل "وزن أثقل بكثير. وتحدد المنظمة الدولية للتوحيد القياسي سجلا على أنه "المعلومات التي تم الحصول عليها واستلامها والاحتفاظ بها كدليل ومعلومات من قبل منظمة أو شخص، عملا بالالتزامات القانونية أو في معاملة الأعمال" (إسو 15489).

"في هذا المعنى،" كما يلاحظ سبريه، "السجل هو شيء يمكنك أن تأخذ في محكمة القانون. وإذا طلب منك ذلك، يجب أن تكون قادرا على أن تظهر في المحكمة أن السجل لديه المصداقية والموثوقية والنزاهة وسهولة الاستخدام - أي يجب أن تثبت أن السجل هو ما يدعي أنه، أنه كامل ودون تغيير، وأنه بشكل كامل ودقيق، الوقائع التي يشهد عليها، وأنه يمكن استرجاعها وعرضها ".

تعليق سبريه يقطع مباشرة إلى قلب مسألة إدارة السجلات التنظيمية. ويضطر القانون إلى الاستمرار في العمل، أو بسبب التقاضي المحتمل، أو من خلال متطلبات التدقيق، أو من خلال ممارسة الصناعة المشتركة لتقديم أدلة على عملياته. وقد تمتد هذه المتطلبات إلى فترة محددة، إلى أجل غير مسمى - أو يمكن الاحتفاظ بها بشكل دائم. وبالإضافة إلى ذلك، يجب على المنظمة أن تخطط لحالات الطوارئ في حالة الكوارث الطبيعية أو التي من صنع الإنسان والتي من شأنها أن توفر لبقاء الأعمال التجارية في هذه الظروف. وتمثل هذه البنود جوانب إدارة المخاطر في إدارة السجلات.

وقد اعتبرت المحاكم هذه السجلات:

ويرى مديرو السجلات أن نظم حفظ السجلات في إطار أوسع من مجرد السجلات وحدها. وتشمل هذه النظم الأشخاص الذين ينشئون ويستخدمون السجلات التنظيمية والسياسات المتعلقة بالسجلات والإجراءات لضمان أقصى قدر من الوصول إلى السجلات والأدوات والتكنولوجيات واستخدامها لإنشاء السجلات وتخزينها في أشكال مختلفة، فضلا عن التعليم والتدريب لكل من السجلات والمديرين وتلك التي تخدمها.

كما أن إدارة السجلات والمعلومات تجلب فوائد تصنيفية كبيرة للمنظمة. وتصنف السجلات والمعلومات التي تولدها المنظمة على نحو سليم، أو تنظيمها، بطريقة يمكن العثور عليها بسرعة واستخدامها بنجاح للمساعدة في عمليات اتخاذ القرارات التي يقوم بها العمال والإدارة. ويصدق هذا بشكل خاص في مجال إنشاء المعلومات الرقمية حيث يمكن للموظفين الجمع بين المهارات التنظيمية الضعيفة والقدرة على خلق كميات من المعلومات التجارية الجديدة بشكل مستقل عن بعضها البعض. هذا يؤدي بسرعة إلى إنفوغلوت. مراقبة التكاليف هي قيمة رئيسية أخرى لأن تكاليف تخزين المعلومات يمكن أن تكون كبيرة بغض النظر عن نوع وسائل الإعلام. إن إدارة المعلومات المهرة قبل تاريخ التدمير المصرح به مسبقا هي وسيلة لمنع المنظمات من الغرق في أحجام المعلومات التي تنتجها يوميا.

يجب أن يكون لدى الموظفين المشاركين في السجلات وإدارة المعلومات درجة عالية من التفاعل مع وحدات الأعمال الهامة. وتكنولوجيا المعلومات / الإدارات إس، المستشار القانوني أو الإدارات القانونية والمحاسبين ومراجعة الحسابات والإدارات المالية ووحدات التخطيط للطوارئ أو الكوارث أو الأفراد كلها مجالات حاسمة للتفاعل لمدير السجلات. إدارة السجلات هي مجال متخصص لإدارة المعلومات المعنية بالتحليل المنهجي والرقابة على سجلات التشغيل المرتبطة بأنشطة الأعمال. وكما أن المحامين يتعاملون مع القضايا القانونية، يتم التعامل مع قضايا حفظ السجلات بشكل متزايد من قبل المهنيين سجلات ذوي الخبرة. وقد تم إضفاء الطابع المهني على هذا المجال من خلال برنامج إصدار الشهادات الذي يمنح حالة إدارة السجلات المعتمدة (كرم) لأولئك الذين يجتازون امتحانا مكتوبا من ستة أجزاء ويحافظون على الشهادة من خلال التعليم المستمر & لوت؛ إكرم & غ ؛.

ويعد تنسيق مهام السجلات لدعم وتعزيز العمليات التجارية عنصرا أساسيا في مهمة السجلات وإدارة المعلومات. وفي الولايات المتحدة، فإن إصدار قانون ساربينز - أوكسلي والأنظمة الصادرة مؤخرا عن لجنة الأوراق المالية والبورصات يدعو المسؤولين التنفيذيين إلى الاجتماع دوريا مع المديرين التنفيذيين ومديري السجلات لضمان الاحتفاظ بجميع المعلومات المطلوبة وإدارتها وتدميرها وفقا إلى النظام الأساسي. وقد يؤدي عدم الامتثال لهذه اللوائح وغيرها، بما في ذلك تعزيز القوانين التي تحمي الخصوصية الشخصية في العديد من البلدان، فيما يتعلق بالحفاظ على المعلومات والتصرف فيها، إلى فرض غرامات شديدة، وتهم جنائية، والسجن.

عندما يكون هناك دوران كبير في الموظفين أو عندما يكون هناك توطيد بسبب عمليات الاندماج أو الاستحواذ، يمكن أن يكون مدير سجلات المهرة لا تقدر بثمن في تذكير الإدارات مثل التسويق والمبيعات من أصول المعلومات الموجودة بالفعل داخل المنظمة. ويمكن تنظيم هذه الأصول لتسهيل استرجاع واستخدامها من قبل الموظفين المتخصصين، والإدارات، أو الاستعانة بمصادر خارجية مقدمي مثل الاستشاريين أو وكالات يمكن الاستفادة من الأصول الموجودة لخلق أرباح إضافية للمنظمة.

وتعتبر إدارة السجلات والمعلومات أكثر فعالية عندما تنفذ في نهج على نطاق المنظمة. توفر موارد مثل إسو 15489 التي نوقشت أدناه إرشادات مهمة في تطبيق نهج الأنظمة الذي يتضمن جميع مخرجات سجلات الموظفين، وينظر في جميع أنواع المعلومات بغض النظر عن نوع الوسائط أو تاريخ إنشائها والتخلص منها. تطبيق إسو 15489 داخل جميع الإدارات وفي جميع وحدات التشغيل يتطلب الدعم الكامل للإدارة، فضلا عن تدريب الموظفين الأفراد لتحديد السجلات عند النقطة التي يتم إنشاؤها. كما يتطلب التعاون في تحديد جميع سجلات الشركة، وتحديد المكنز من المصطلحات المستخدمة بين مختلف الأفراد أو الإدارات من أجل تصميم الوسائل المساعدة والامتثال لمبادئ إدارة السجلات.

وبسبب تدريبهم الخاص في مفاهيم السجلات وإدارة المعلومات، ينبغي أن يشارك مديرو السجلات في اتخاذ قرارات شراء لأجهزة تخزين المعلومات واسترجاعها، وينبغي تمكينهم من تقديم التوجيه إلى الإدارات العاملة فيما يتعلق باختيار الوسائط المناسبة لتخزين المعلومات واسترجاعها. وينبغي تكليفهم بالمسؤولية (أو التشاور معهم حيثما كان ذلك ملائما) لتحديد مكان الاستعانة بمصادر خارجية للبائعين لتخزين السجلات غير النشطين وبائعي النسخ الاحتياطي الحاسوبي واستعادة القدرة على العمل بعد الكوارث، والبائعين المتخصصين في التدمير السري للمعلومات. وينبغي أيضا أن يقوم مديرو السجلات والمعلومات بتوفير التدريب المستمر لمختلف الإدارات فيما يتعلق بمتطلبات الاحتفاظ بالسجلات، وتحديد سلسلة السجلات، وبدائل تكنولوجيا المعلومات، وإيجاد وسائل المساعدة واسترجاع الإجراءات.

ومن خلال تنفيذ برنامج متسق على مستوى المنظمة وإدارة عليا للسجلات وإدارة المعلومات، تسعى المنظمة إلى ذلك.

تتفق مع المتطلبات القانونية للاحتفاظ بالمعلومات، توفر نفسها الأدلة المناسبة من المعاملات للدفاع عن نفسها في التقاضي أو التدقيق، رفع أصول المعلومات إلى بيانات استخباراتية تنافسية وبيانات أبحاث السوق، التقليل من خطر خلال مرحلة الاكتشاف من التقاضي، توفير لاستمرارية المنظمة خلال الكارثة، والمساعدة في السيطرة على التكاليف من خلال التخلص من المعلومات في الوقت المناسب.

في أي وقت من الأوقات، يتم فقدان ما بين 3 و 5 في المئة من ملفات المنظمة أو في غير محله. ويبلغ متوسط ​​تكلفة إعادة إنشاء الوثيقة 180 دولارا. الخسائر السنوية لشركة فورتشن 1000 مع مليون ملف هو 5 ملايين دولار أسبوع المعلومات.

وهذه الفوائد المتعلقة بإدارة المخاطر والفوائد ذات القيمة المضافة ضرورية لتشغيل المشاريع بكفاءة وفعالية، وينبغي أن تتلقى دعما إداريا قويا وموارد كافية للعمل بفعالية داخل المنظمة.

2. إدارة السجلات: ما هو؟

Records management is both a discipline and management function concerned with the systematic application of management techniques to and control of the information created or received in the normal information of an organization’s business.1 Unlike many information sources, records also have a more distinct life cycle that includes creation or receipt, processing, distribution, maintenance, evaluation, and ultimate disposition (i. e., either destruction or transmittal for permanent housing in an archive, vault, or other dedicated facility operated by the company or an outsourcing partner).

There will be organizational information systems that are made up of records (e. g., library records), but not all information systems are recordkeeping systems. Recordkeeping systems are required to have the following:

Reliability (consistent capture, organization access to records), Integrity (no unauthorized alteration, destruction, removal), Permanence (cannot be tampered with, altered, or improperly deleted), Comprehensiveness (management of all records created and stored as a normal continuous activity of all units in an organization), and Compliance (created and maintained in a manner that is consistent with all policies and procedures that apply to organizational records).

There are several benefits from an energetic and systematic records management program. According to Robek, they include:

Control of the creation, volume, redundancy, and growth of records, Reduction of operating costs through active management and intelligent outsourcing decisions, Improvement of overall efficiency and productivity, Assimilation of emerging records management technologies, Ensuring legislative, regulatory compliance as well as other risk-management concerns, such as litigation, Safeguarding the organization’s vital information, including historical records, Supporting enhanced performance and productivity of business processes, and Enabling quicker and better management decision making.

Records management offers a variety of asset-management benefits :protection (e. g., of privacy, data ownership, intellectual property); monitoring (e. g., auditing, due diligence, compliance); maintenance(e. g., storage, preservation, retention according to policy); documenting (e. g., past decisions and actions).

3.FUNCTIONS OF RECORDS MANAGEMENT.

In addition to the goals noted above, there are programmatic functions of records management programs: what do they do in an operational sense? Here we can only introduce each component briefly. The basic functions of a records management program once it is agreed to by senior management include:

Taking a records inventory throughout the organization to identify records as to types, locations, volumes, and conditions in which the records are housed. (discussed in more detail below; also, see Records Inventory Form, Appendix 1). From the inventory a variety of program initiatives emerge (e. g., identification of vital records, privacy and confidentiality issues, opportunities for application of appropriate technology)./ Using information from the records inventory and legal research tools, develop retention schedules for all the records series in the organization regardless of media or location. Among the issues to be addressed are: how long records must maintained in the creating office and then later in offsite storage, confidentiality, security, status as vital or archival records, medium in which the information is recorded (paper, film, tape, etc.), and how should they be disposed of—destruction or transfer to an archival repository). (See Retention Schedule Form, Appendix 2). Records retention is discussed in more detail, below. Vital records are those which contain data or information essential to the survival of an organization in the event of natural or man-made disaster. As many as 90% of businesses are unable to continue after two years when their vital records are destroyed Some of these records will be unique, that is, there is but one copy being created. The vital records program, part of a larger business recovery plan, uses a variety of strategies to ensure access to vital records. (Vital records are discussed in more detail, below; see Vital Records Identification, Appendix 3.)

83% of all business documents consist of forms. Businesses spend $1 billion a year designing and printing forms but $25-35 billion a year filing, storing, and retrieving then, and some $65-85 billion processing, maintaining, and distributing them.

The Myth of the Paperless Office (2002)

The management of active files is an integral part of a comprehensive records management program. This function is particularly important since these records cause the greatest expenditures in space, staff, equipment, and supplies. The role of the active files function is to reduce costs but at the same time increase efficiency and effectiveness in the workplace. To achieve these objectives, records in each organizational unit are reviewed in areas such the type of media used to store the information, physical location and access to the files, and classification systems best suited for the management of each particular type of files. There are many electronic and paper-based systems available to set up classifications and filing systems. Inactive files management is a strategy to continually move files out of more expensive office space when they have become inactive (often defined as a reference rate of less than one search per file drawer per month). Removed files are typically placed in a high-density, low-cost records storage environment (either in-house or outsourced). Here labor, space, shelving, and supplies are much less expensive than in the office environment. Records retention programs, policies, procedures, and schedules—discussed below—drive the transfer of inactive records. Savings from the management of inactive files is compelling; for example, Sandy Santori, Minister, Management Services for the Canadian Province of British Columbia reported in a 2002 speech that “The three contracts to private storage [records] facilities totaled $2.3 million in the last fiscal year. For every dollar spent to store [700,000 boxes of] records in these off-site centers, it is estimated that the government [of British Columbia] saves four dollars.” On average, three percent of the total body of an organization’s records qualify as archival records and thus have a life-of-company retention value. Archival records, sometimes called “corporate memory,” form a record of both the past and present, showing long-term growth, development, and accountability to stakeholders. They also record long-term functions and activities. Records with archival value normally fall into one or more of the following categories: historical, legal, fiscal, or informational. Imaging technologies have become an important part of records management. Records should be analyzed to determine if microfilming or digital imaging is appropriate. Microforms remain an appropriate technology, particularly for records that need absolute file integrity or have a retention requirement for which long-term storage is mandated. Microfilm offers virtues such as low-cost, easy retrieval, use for vital records backup, and a medium widely used for preservation of important documents. Optical disk systems can be used to scan paper records and offer other useful capabilities; these include high-volume storage, fast retrieval, fast printing as needed along with the other virtues of digital systems, such has high-speed transmission to various locations. Some technologies enable simultaneous scanning and microfilming. Forms management is important to records management. By far the largest volume of records in any organization are printed or electronic forms. Forms facilitate handling of current but variable data. They are helpful in recording or documenting discrete transactions. In working with a team to create a form, records managers can set up forms control systems that include (1) analysis of the process or procedure requiring the form’s use, (2) identification of where the form should be positioned in the specific business process, (3) creation of layout and then design of the form, (4) upload or install form (if digital) or have it printed and procured (if paper), and (5) then dissemination to the forms’ users. This activity creates an opportunity for records managers to participate at the important creation stage of records in order to reduce long-term costs and enhance productivity.

Since clerical processing of the form—printed or electronic—costs significantly more than its design and printing, it is critical to use what we know about how people process information to ensure that two objectives of form design are met: (1) the greatest amount of needed information will be supplied and (2) the information can be supplied in the shortest amount of employee or customer time. Effective forms design and management significantly improves productivity.

Are Records Really Valuable? In trying to resurrect Iraq’s oil industry, authorities discovered that seismic charts for 200,000 kilometers of land were destroyed. Each chart cost approximately $15,000 to create. The value of the records? $3 billion. Newsweek July 21, 2003.

4: DISASTER RECOVERY AND BUSINESS SURVIVAL.

On September 11, 2001, thousands of businesses located in or around the World Trade Center found themselves in the midst of a catastrophe. There was massive loss of life, facilities and equipment were ruined, transportation routes were gridlocked, communication channels were overwhelmed, and airspace was sanitized. Yet many of the affected businesses were able to resume operations on September 12. How was this possible? Careful planning.

A basic assumption of disaster recovery is that the primary site of organizational operations will be either non-existent, unsuitable for occupancy, or inaccessible. This necessitates the creation of a temporary location to continue the activity of the organization. In order to accomplish this objective, information and other critical resources must be transferred from the primary location to a secondary location. From a records management standpoint, this requires organization of information assets in such a way that critical active records, as well as vital records, such as corporate charters, are both complete and portable (e. g., via dispersion).

The ANSI standard for maintaining unused data-bearing media is 40 degrees F and 20% RH. ANSIIT9.23-1998.

The first step in protecting critical information assets is to identify them—in advance. This calls for an information and records inventory. A records manager should interview employees from all departments, including legal counsel and external accounting partners, in order to gain a complete picture of company information assets that would be essential in maintaining a viable organization. These records receive the label vital records. Vital records are frequently protected by redundancy. That is, a copy of each vital record is created and then be sent for storage in a facility physically separated from the primary operations unit of the company. While many organizations who operate in multiple facilities or geographically disparate locations may rely on unaffected company locations for other disaster recovery strategies, the preservation of vital records is frequently outsourced to a third party commercial information management company in order to insulate that information from internal attacks by disgruntled employees.

The need for this third-party involvement is clearly demonstrated in the following excerpt from an article in Network World magazine. “Tim Lloyd of Wilmington, Delaware, was found guilty last spring of planting a software time bomb in a centralized file server at Omega Engineering’s Bridgeport, New Jersey, manufacturing plant. The malicious software code destroyed the programs that ran the company’s manufacturing machines, costing Omega more than $10 million in losses, $2 million in reprogramming costs, and eventually leading to 80 layoffs…The case stems from a July 31, 1996, incident at Omega, a Stamford, Connecticut, manufacturer of customized high-tech measurement and instrumentation devices. On that morning, the central file server crashed on boot up, deleting and purging all programs on it. After months of data recovery efforts, the programs are considered a complete loss.”

Here is a further illustration from the Computer Security Institute, “Companies reporting computer crime for 1997 have reported the following: virus infection - 65%; laptop theft - 57%; abusive use of the Internet - 31%; unauthorized computer use - 16%; telecommunications fraud - 16%; information theft - 14%; financial fraud - 12%; sabotage - 11%; network break-in - 8%.” The Harris Corporation reports that “60% of computer abuse is caused by insiders. 85% of computer break-ins occur internally. Insiders still remain as the most serious threat to intellectual property.”

Redundant copies may take the form of paper records, microforms, computer data tapes, or combinations of all those media types and others as well. The location of these materials, along with an inventory of the redundant copies should be communicated in the disaster recovery plan, along with contact information for the commercial information management company. Access to this information is shielded by a restrictive authorization list, which is a select group of employees authorized to order the retrieval of information. When contemplating a scenario such as September 11, where there was massive loss of life, it would be prudent to include the name of a non-company employee (such as legal counsel or external company accountant) on the authorization list in order to insure that there will be a surviving person authorized to order retrieval of vital information, even in the case of an incident leading to significant casualties. It is also a prudent step to include a copy of the organization’s disaster recovery plan at a distant offsite location.

Paperless? For every sales increase of $100 million that a company experiences, it uses 8.8 million more sheets of paper.

PriceWaterhouseCoopers (2000)A responsibility of records managers is that of ensuring that records of all types are housed in fire-proof, climate controlled environments appropriate to their nature. Commercial facilities protecting vital records, particularly computer data tapes and microfilm, are known as media vaults. This is an important distinction, since the characteristics of a media vault bear very little resemblance to a bank vault. The exterior surfaces of a media vault are equipped with special fittings and doors in order to prevent the expansion of a fire into the facility. In the case of media storage, the fittings will be rated to hold the internal temperature of a vault to 125 degrees Fahrenheit for a finite number hours when directly exposed to a fire. On the interior of the vault, special gas-based fire suppression systems are installed, special filters siphon particles of dust and contaminants out of the air, and special machinery is used to maintain a constant temperature and humidity level. This specialized environment is designed to maximize the life of the media contained in the vault.

Even though special steps are taken to maintain a pristine environment, degradation of media is a naturally occurring phenomenon. This requires vital records copies to be regularly tested in order to insure that data contained on tapes, CDs, or other digital media is still readable. If data tapes or other digital media are being maintained for an extended period of time, in a tape library for example, data should be periodically scheduled for transfer to fresh media. This practice is known as data migration and will take into account changes in hardware used to read the media, the operating systems of machines, and software versions used to interpret the data contained on the digital media. The National Archives and Records Administration of the United States (NARA) recommends that five percent of digital information in storage be sampled after the first seven years in order to insure that information is still accessible.

U. S. managers spend an average of 4 weeks a year searching for or waiting on misfiled, mislabeled, untracked, or “lost” papers. Cuadra Associates.

5: Efficiency/Effectiveness.

Since records management is a staff rather than a line function, its values are often cast in terms of organizational support rather than direct revenue production. Any such function, however, must have clear purposes and offer a variety of benefits important to line management. Traditionally, cost savings has been a primary benefit and has focused on such areas as the difference in space costs between expensive low-density office space and that for low-cost, high-density storage space for inactive records.

Records management is often introduced into an organization when one or more driving problems emerge and action must be taken. Below is a diagnostic checklist that may reveal the need for a systematic, organization-wide, and life-cycle approach to managing recorded information.

Managers spend too much time waiting or searching for documents, Files needed by customers, employees, auditors, the public, attorneys, and others are increasing difficult—or even impossible—to find, Important documents are sometimes inadvertently discarded or removed without authorization, Offices are needlessly housing records no longer required for day–to–day business; current filing systems are no longer able to handle the growing volume, Office space is becoming crowded with filing cabinets—each requiring allocation of 6.9 sq. ft. of floor space (cabinet base, file use space, and passageway space for other staff + wheelchair passage) to house, provide access to, and permit employee traffic while drawers are open and in use, Employees suffer morale problems when they compete with the growth of records for rapidly diminishing space, There are no policy-based retention schedules, and “old” records are kept “just in case” and stack up in attics, basements, closets, and passageways because no one is sure what ought to be done with them, Important categories of critical records (e. g., vital records, archival records) go unidentified and unprotected—some may be thrown out in the trash, Inactive records are banished to hostile environments, such as basements, attics, garages, closets, abandoned buildings and there is neither an adequate list of locations nor an effective index to what is stored there, Records are exposed to dust, dirt, rodents, insects, mold, mildew—all of which accelerate deterioration of records, Records storage areas for active and inactive records as well as digital media do not meet national standards for climate control, Despite vendor claims, a lack of certainty prevails about the various types, benefits, limitations, and applicability of recordkeeping technologies, Backups for each computer (not just network files) not regularly made and all media rotated to secure offsite locations (putting a backup disc next to one’s computer won’t be helpful if the office burns), Lack of policy and procedures manuals to standardize effective information handling processes, Corporate image suffers when records needed by customers or auditors are “missing,” There is a crisis (e. g., broken water pipes, fire, flood, lawsuits, embarrassing audits, etc.) that reveal inadequacies in recordkeeping.

Clearly, organizational productivity and efficiency are bound up in these problems. In some ways, records are organizational orphans—they are every unit’s information asset and, frequently, their “problem.” They are too often, however, no one’s specific organization-wide responsibility. IT’s interests and priorities often fall well outside the needs of managing records.

Federal and New York regulators ordered the U. S. Trust Corporation to pay $10 million in fines to settle accusations that it violated bank secrecy laws and failed to keep complete records in a special trading unit.

Reduction in labor costs and increases in worker productivity are key priorities in almost every business around the world. The presence of a highly organized and systematic records management program that includes all records, regardless of media type or location, can provide much needed productivity increases and lower labor costs. In his report “Dying For Information: A Report on Information Overload in the UK and Worldwide,” Paul Waddington of Reuters makes the following observations. “Time is wasted. People spend too much time looking for information. 38% of managers surveyed waste ‘substantial’ amounts of time just looking for information.”

In addition to productivity losses, the Reuters study also points out health ramifications of information overload that leads to stress — particularly in the United States. Information overloaded employees cancelled social events and other social outlets where participation would be helpful in the reduction of stress. Respondents also reported increased tension.

6: STATUTORY REQUIREMENTS AND CRIMINAL PENALTIES.

Recently, the management of business records has received close scrutiny from news media, legislators, government regulators, stockholders, and others. News events have raised troubling questions about the recordkeeping practices of U. S. corporations, professional service firms, and other business entities. Examples of widely publicized recordkeeping irregularities include reported shredding of documents to obstruct justice by Enron Corporation, falsification of financial statements by WorldCom, judicial sanctions imposed against the Walt Disney Company for destruction of royalty records, allegations that the chief executive officer (CEO) of ImClone ordered the destruction of documents relating to a government investigation of securities trading, and, most famously, the criminal trial of Arthur Andersen for destruction of audit records.

Relevance of the Andersen Case.

The Andersen trial, which led to the sudden and dramatic demise of one of America’s best known professional service firms, a $9.3 billion company, illustrates the significance of recordkeeping issues as well as the importance of systematic compliance with record retention policies and procedures.

In November 2001, the U. S. Securities and Exchange Commission (SEC) issued a subpoena to Arthur Andersen for records related to public accounting work it performed for Enron, the subject of a government investigation for possible violation of federal securities laws. That investigation began in October 2001, although the events leading up to it were widely reported during the preceding months. In January 2002, Andersen officials disclosed that the company had destroyed a number of records related to Enron audits. The officials said that the records were destroyed in conformity with company policy, a policy which permitted the destruction of non-essential records relating to specific audits. Andersen officials further stated that the audit records were destroyed without criminal intent before the SEC investigation began and before the subpoena was received.

Federal prosecutors alleged, however, that Andersen destroyed the audit records after the SEC investigation had begun and that Andersen officials were fully aware that the company would be asked to produce the records. It is illegal to knowingly and intentionally destroy records relevant to pending or ongoing litigation or government investigations, even though legitimate corporate policies—including those related to records retention schedules—would otherwise permit such destruction. In March 2002, federal prosecutors charged Andersen with obstruction of justice for destroying records needed for the Enron investigation. The company was convicted of obstructing justice in June 2002, but considerable damage to the company was done before the verdict was rendered. Many of Andersen’s leading clients withdrew their business shortly after the criminal charges were announced, and the company drastically reduced its workforce and sold several of its operations to competitors.

What Has Been the Public Reaction to These Events?

The Andersen case and other high-profile incidents involving corporate records have provoked a strong reaction from public officials, legislators, regulatory authorities, shareholders, and law enforcement agencies. Public policy analysts predict extensive revision of legislation affecting corporate financial activities, with greater emphasis on executive accountability. In particular, companies can expect stricter regulation and oversight of their accounting and financial reporting practices, with significant penalties for non-compliance. The Sarbanes-Oxley Act (July 30, 2002) is but the first of these regulatory initiatives.

“Utilizing a system of record keeping which conceals rather than discloses or makes it unduly difficult to identify or locate them is the functional equivalent of destroying records. “ Sears vs. Kozlowski.

This legislation (2002) represents a new focus on issues related to records and pushes accountability for proper handling of them (content and management) to a higher level. The law requires:

CEOs and CFOs to certify personally financial records and reports periodically, Requires that guidelines for audit committees to be established, Mandates the retention of all documents relevant to possible government investigation, Audit work papers, which some might argue are not official records, must now be retained for seven years.

The act also provides for executive-level criminal penalties: CFOs and CEOs falsely representing company financial status may be fined up to $1 million and sentenced to prison for up to ten years. Willful violators may be fined up to $5 million and spend 20 years in prison. Sec. 802 of the Act specifies that anyone who knowingly alters, destroys, mutilates, conceals, covers up falsifies, or makes false entries in records or documents is liable for fines and up to 20 years in prison.

While Sarbanes-Oxley is the first major piece of legislation to penalize upper management directly, there is also case law pointing to managerial culpability. For example, in Danis vs. USN Communications, the CEO was faulted for not ensuring that a comprehensive records retention plan was developed and implemented, failing to ensure that records retention directives were followed, delegating records responsibilities not to a records manager but to an in-house attorney with little knowledge of or experience with records issues, and failed to notify staff of imminent litigation such that the documents would be preserved. This is fast becoming an era when you say what you do, you do what you say, and you make a record that you did it.

Under the Sarbanes-Oxley Act, there is a focus on the protection of whistleblowers: Employees who file or assist in proceedings involving alleged violations of Securities and Exchange Commission (SEC) rules may not be harassed or terminated. SEC-subject companies may not discharge, demote, suspend, threaten, or harass an employee who has reason to believe that SEC rules are being violated and assists in providing information or evidence of malfeasance.

In both cases, the whistleblower might be turn out to be records specialists since they, more than others within the organization, may become aware of inappropriate behavior or suspicious patterns in recordkeeping functions.

The SEC’s section 17a-3/4 (and NASD 3010/3110) took effect May 12, 2003.

These requirements apply to financial institutions generally and to brokerage firms and anyone else dealing in securities overseen by the SEC. These rules require, among other things,

Storing data on non-rewritable media (e. g., WORM [Write Once Read Many]), Ability to automatically verify the quality and accuracy of the storage media process, Written and active records retention policies, Storage of data—second copies—off site with a third party, Searchable indexes of records on and off site, Searchable index of all data, and Easily retrievable data.

Some records are to be maintained six years after the closing of any customer’s account. The third-party requirement has important implications for the commercial information storage industry.

A legal principle of importance in Sarbanes-Oxley is that of spoilation. The legal tenet of spoliation (destruction, alteration) of evidence is that “all things are presumed against a despoiler or wrongdoer” (Black’s Law Dictionary). So, any destruction or alteration (e. g., forgery) or failing to preserve records for another party’s use in litigation (current, future, or potential) is grounds for adverse inference in court and is subject to possible penalties, including a summary judgment against the guilty party (see Carlucci vs. Piper Aircraft, below). A related problem is the corruption of electronic data, even with no malice involved. If , for example, records on magnetic tape or optical disk became unreadable, the fault would lie not at the feet of the plaintiff seeking such records but with those who, possibly, failed to maintain records in a storage environment meeting widely accepted standards for climate control (e. g., ANSI IT9.23-1998). A court could apply penalties in such cases.

The U. S. and the Shifting Regulatory Environment.

Each year at state and federal levels, dozens of new laws are enacted and hundreds of new regulations are added to existing statutes that incorporate records requirements. Records managers must find ways to keep track of those that affect their type of organization. At the federal level, regulatory agencies issue new requirements and changes in recordkeeping requirements meant to achieve compliance with statutes. These are first published in The Federal Register (a daily publication of some 70,000 pages a year). Regulations accumulate in the Code of Federal Regulations, which comprises some 250 volumes a year, each 600-750 pages in length. Administrative rulings from agencies, revenue rulings, may be little publicized but must be tracked. At the state level, new laws and regulations which can affect businesses as well as government agencies also crop up by the hundreds. Companies doing business in more than one state must factor in the varying retention requirements in each state. Records managers must also keep abreast of those new federal laws, or statutes, which appear in the United States Code (USC) that may have records implications—and those at the state level as well. A recent case in point is the Sarbanes-Oxley Act.

Statutes of Limitation on Action.

These statues, which vary from state to state, do not themselves require records retention. But records, especially contracts, should be reviewed as to the number of years for which action (e. g., litigation) may be brought. If the statute of limitations in a given state is six years, then retaining contracts for the current year plus six years would be sound retention policy; in Maryland there is a three-year statute on limitations, and so a different retention decision may emerge.

Another source of regulation of records practices is the Internal Revenue Service (IRS). Beginning in 1998, “Revenue Procedure (Rev. Proc.) 98-25.” Taxpayers are allowed to maintain records in electronic formats. Companies must be able, however, to provide “sufficient information to support and verify entries make on the taxpayer’s return.” If there is any question about the accuracy of the electronic records, the taxpayer must be able to supplement the electronic records with hardcopy records and be able to document the process under which the records were created and maintained. This means that detailed descriptions are required for the record format(s) used, descriptions of the various fields in the record, showing how the indexing system works, monitoring to show maintenance checking, and reconciliation of the electronic records and the taxpayer’s ledgers. Rev. Proc. 98-25 also requires appropriate labeling, a secure storage environment (e. g., fireproof, humidity/temperature controlled), selection of an offsite storage facility, and the means to ensure data integrity. Loss of data may sanctioned with penalties by the IRS. While there are legal and technological issues at play, this is yet another example of the need for knowledgeable records managers and commercial information management providers.

Fines for Inadequate Records.

Businesses and other types of organizations face hefty fines for inept recordkeeping. For example, failure to properly document recordable injuries and illnesses over the past three years resulted in a $536,000 proposed penalty for a Texas pipe manufacturer. One of the nation’s largest credit-rating agencies, Moody’s Investors Service Inc., plead guilty to destroying documents it was supposed to turn over during an antitrust investigation. The agency was ordered to pay a $195,000 criminal fine according to the Justice Department. Five large investment houses were fined over $1 million each because they failed to preserve e-mail for three years as required by the SEC.

Often the laws and regulations still lead to misunderstanding. At the personal level, most people believe they must retain their tax returns for seven years. In fact, returns in most cases may be audited only within three years of their filing date (IRS Code § 6501).

Some confusion also exists about an assumed difference between personal and corporate records. If the document has anything whatever to do with one’s work, it qualifies as a corporate record and is not protected by the Fifth Amendment, which accords privilege against self-incrimination to persons, not organizations. One’s day planner, for example, may contain personal appointments. This, however, is not enough to keep it from being part of a document production list. The same principle applies to what we often consider our “personal” files, those kept in or near desks, and it extends to rolodexes, business cards received, call return slips, and small notebooks carried in one’s pocket. A university president’s alteration of barber and dental appointment records in his electronic calendar provided evidence in a felony investigation of improper and personal use of university resources.

Ultimately, records managers must be aware of—and communicate to others—the statutory and regulatory bases for determining the length of the retention period assigned to each records series. Hundreds of records related requirements at the federal and state levels change each year, so tracking these changes are important. In addition to statutes and regulations, there is a considerable amount of case law that has shaped thinking about records retention issues (see Donald Skupsky, Law, Records, and Information Management).

A case with an important focus on records management is Carlucci v. Piper Aircraft Corporation (102 FDR 472 [1984]. In this case, a wrongful death suit, a summary judgment in the amount of $10,000,000 was made primarily because the court found that Piper had wrongly and deliberately destroyed records (“spoliation”), records which Piper would reasonably know that they would likely to be required to produce during the discovery phase of litigation. This is an example of how case law has influenced thinking about effective management of records. It shores up, for example, how important it is to have in place an effective records management program. The records called for by the plaintiff probably would not have caused Piper as much harm intact as they did by being destroyed. Perhaps, this was a $10,000,000 risk management blunder.

Public companies are now under intense scrutiny to verify the authenticity of their financial records and accounting transactions. These companies, and private companies who may have equity partners exerting similar pressures, must turn to records and information managers in order to verify the validity of records, locate key supporting information, and to provide key information to auditors who seek to authenticate prior work. In this environment of high pressure and scrutiny, records management effectiveness and efficiency will be tested through use. The good news is that a realization of the value of records and information management can benefit an organization through a critical role: restoring investor and stakeholder trust.

7:RISK MANAGEMENT.

In addition to the economic model (e. g., cost reduction, cost avoidance, efficiency, productivity, and effectiveness), another approach to the value of records management is in the area of risk management. Much of the discussion above suggests how critical risk-management strategies can be. Essentially, risk management is the continuous, cost-effective organizational process of identifying, controlling, and mitigation (or elimination) of vulnerabilities in legal, economic, and behavioral factors. As to its processes, risk management includes risk analysis, cost-benefit analysis, and security evaluation. Clearly, a continuous, professional-level effort in records management supports regulatory, legal, and audit challenges and supports the authenticity of the organization’s recordkeeping policies. To gain such benefits, Edwin Dietel, an attorney who evaluates records and information programs from a risk-management perspective, points out several corporate records management commitments that must be made to get the necessary results. He advises organizations to:

A. Create a Comprehensive Records Management Program.

Records management initiatives should not be undertaken either piecemeal or randomly and should be developed and documented and tested well in advance of any foreseen need. Each piece of the program should be undertaken as a part of an overall, comprehensive integrated program. To “whip up” a records retention policy and yet have no implementing procedures or management-endorsed records retention schedules for all records would prove laughable in an adversarial proceeding. (A list of records management activities or functions is treated under Functions of Records Management, above.) Once a program is in place, it must be reviewed for both compliance and utility.

As Dietel suggests, an organized and systematic corporate records management program offers the organization an opportunity to deal with invaluable corporate information as it does with other valuable corporate assets, such as its capital, equipment, people, trade secrets, and good will. The first step is to “drain the corporate records management swamp” so that the playing field is usable.

A key to creating and improving an effective program lies in acquiring and maintaining the leadership of a records manager whose credentials and experience are appropriate. The criteria here for candidates may include a four-year degree in management or business administration, several years of professional experience, and, perhaps, being a Certified Records Manager (CRM). An organization’s lack of experience with the title and work of records managers sometimes leads to the erroneous impression that they do filing when, in fact, they create filing systems and taxonomies—and more—for use by everyone in the organization.

B. Develop an Evaluation Program.

As Dietel notes, an evaluation focuses on whether organizational policy rightly and logically are appropriated to the organization’s records management needs. Are the proper records management processes and procedures being used? Such an evaluation might be determined by benchmarking with other organizations, keeping current with the literature of the field, attending educational events, or by comparing the program to the elements of ISO 15489 (discussed below). When a commitment is made to constantly improving records management program, it may help to create a competitive advantage.

C. Develop an Audit Program.

An audit examine whether those tasked with managing information assets are following the records management procedures the company has established. For example, are records being filed as prescribed in the organization’s file guide and related policies? Are records being consistently destroyed in accord with the company records retention schedule (the point is missed if only paper versions of a record series is destroyed and the digital copies left in place)? Are staff performing their records management responsibilities correctly?

Depending on the type of organization, records management may be found in legal services, management and audit, administrative services, or information services. The head of this unit should have middle-management status and report to a high level, such as the Chief Information Officer, Chief Legal Officer, or even the CEO. This latter placement becomes more likely as the implications of Sarbanes-Oxley begin to dawn on senior management, who must, often for the first time, take an active role in records management issues and not merely provide some resources and tacit support. Records management is likely to find new champions in the highest ranks in the organization.

E. Integrate Records Management Initiatives with Technological Innovations.

Information technology can greatly facilitate the sharing of information, yet people can be easily inundated with too much information. At the other extreme, people may not be able to find the work of an associate in the next office. Pre-positioned, organization-wide information technology with workable organizing schemes (often called taxonomies—discussed below), discussed below, must be in place for effective retrieval: the right information at the right time for the right person.

Managers are responsible for the enhancement and protection of all the organization’s assets. The creation of a vital records program may prove to be a key business asset to the organization’s very survival and should be a prominent part of any organizations’ business continuity plan. Some know the term “vital records” as referring to public records of births, deaths, etc. In records management, however, “vital records” are those that are fundamental to the functioning of an organization. Certain vital records contain information critical to continued operation or survival during or immediately following a crisis (e. g., fire, flood, earthquake). Such records are necessary to continue operations under abnormal conditions. They contain information necessary to recreate an organization’s legal and financial status and to preserve rights and obligations of stakeholders, including employees, customers, investors, and citizens. Some vital records may be unique and not easily reproducible, or the cost of reproduction or replacement may be considerable. Some records may be required in their original form to meet evidential requirements. Records should be classified as vital only for as long as they support critical business processes and fulfill the requirements described above. Once they have fulfilled this role, they should be reclassified. (Detailed information about vital records programs is available in ANSI/ARMA 5-2003: Vital Records Programs.)

Lists of all records identified as necessary to protect assets, protect legal and financial status, preserve rights of . . . stakeholders, and ensure continuity of business operations, Procedures and practices to be followed to protect these records, and Procedures to permit effective use of selected records in an emergency.

Normally, vital records will constitute only 5%-7% of the total volume of records, but clearly they would prove to be among the most critical to the operation of an organization. Among the most important activities in developing the vital records program would be:

Creating a list of all records that qualify as vital records (e. g., paid invoices, accounts receivable, corporate charters), Development of strategies to protect the records identified as vital (e. g., copies sent offsite, microfilm sent offsite, dispersal of copies in normal course of business, media tape rotation or automatic electronic vaulting for storage in a data vault (corporate or external vendor), and Make copies of unique vital records and retain onsite while sending originals to an offsite records management company or media vault (ANSI/ARMA 5-2003: Vital Records Programs).

In addition, the management of vital records—including use of computer back up tapes and microfilm masters—is made more secure by redundancy. If copies of these materials exist at a remote location, the effects of a fire or other potentially catastrophic event can be more easily overcome. Since events like arson or data sabotage are often initiated by disgruntled or recently terminated employees, a third party vendor is frequently employed to preserve vital records copies or originals. This third-party storage strategy is getting increased attention since federal regulations increasingly require it for some records types.

Are you storing your records correctly? Are records located in basement areas or under water pipes that may be prone to flooding? Are the records protected against fire? Your commercial information managementoutsource partner can help you determine whether some records may be at risk and can provide effective services to lower cost, minimize risk, and aid in business continuity planning. Are your records policies and procedures clearly defined? Do those policies and procedures provide for the auditing of the records program to ensure compliance? Are employees trained in proper procedures for submitting records along with the appropriate documentation? Are computer backup tapes, vital paper records, or copies of tape or disk libraries located away from the originals? Too many people store backups of their PC’s files onto a disc kept in a drawer of the desk on which their computer is placed—not helpful in the event of a fire or flood. Are restricted records such as personnel files or protected health information shielded from unauthorized viewing and locked when not in use? Is a copy of your disaster recovery plan located away from company facilities, but quickly available, in case the primary facility should become inaccessible? Are you using a “clean desk policy” to make sure active records and information are removed from desk surfaces after hours? This provides several benefits, including minimizing unintended viewing of potentially sensitive information by cleaning personnel, unauthorized employees, or others who may gain entry to work areas.

8: DATA MINING, KNOWLEDGE MANAGEMENT, AND A RECORDS MANAGEMENT.

Records managers are concerned with differences in what has come to be called the information hierarchy. Below is a graphic depiction of this hierarchy: Data are typically seen as the raw material, or building blocks, of information. This data means little by itself. The data must be processed, analyzed, or organized in order for it to be meaningful. When data is formatted, correlated, or plotted, it becomes—or rises to the level of—information. These have greater value in decision-making and the performance and strategy of an organization.

In September 2001, an important milestone was achieved in standardizing records and information management practices around the world. An international standard, initiated by records management standards organizations in Australia, and through the cooperative technical committees of the International Organization for Standardization (ISO), culminated in the creation of an international standard for records management called ISO 15489: Information and Documentation—Records Management. A further document, “DIRKS: A Strategic Approach to Managing Business Information,”2 has also been created by the National Archives of Australia as a potential resource to records managers around the world in their implementation of ISO 15489.

“One of the strengths of [ISO 15489] is that it focuses on the business interests in good records management and provides a strategic and holistic approach to it.” Sarah Tyacke, Keeper of the Records, Public Records Office, UK.

Among the benefits of implementing ISO 15489 noted by Robert McLean are Conducting business in an orderly, efficient, and accountable way, Delivering services in a consistent and equitable manner, Documenting policy formation and managerial decision-making, Providing continuity in case of a disaster, Meeting legislative and regulatory requirements including archival, audit, and oversight activities, Providing consistency, continuity, and productivity in management, Facilitating effective performance of activities throughout the organization, Providing protection and support in litigation, including the management of risks, associated with the existence or non-existences of organization activity, Establishing business and cultural identity, Protecting interests of the organization and its stakeholders, and Maintaining corporate, personal, and collective memory.3.

Any organization seeking or having ISO 9000 certification should look closely to ISO 15489 as direct support to their ability to demonstrate compliance with the “quality records” and other information requirements of the ISO 9000 series.

2 Designing and Implementing Recordkeeping Systems (DIRKS): Manual for Commonwealth Agencies (National Archives of Australia).

3 Robert McLean, “The Business Case for Implementing ISO 15489,” Records Management Bulletin, Issue 115 (August 2003), 7-12.

PRISM International (Professional Records & Information Services Management) is the not-for-profit trade association for the commercial information management industry. This industry is made up of outsourcing partners that provide their clients with physical and digital information protection, access, retention, storage, and disposal.